Акт фиксирует, что имущество или документы переданы и приняты без претензий. Без него в споре нечем подтвердить состояние и комплектность. Ниже — какой акт нужен в вашей ситуации.
Накладная подтверждает отгрузку, акт — фактическую приёмку. Для споров о качестве и комплектности нужен именно акт.
Формально можно, но это риск: при проверке или споре подлог легко выявить по датам в других документах.
Да, если документы передаются по договору или под расписку — иначе сложно доказать, что именно и сколько было передано.